Microsoft Word > Seriālie dokumenti > Seriālo dokumentu izveide > Pamatdokumenta rediģēšana

 

 

Pamatdokumenta rediģēšana

Pamatdokumenta izveidē izmanto dokumentu apvienošanas rīku joslas rīkus (Mail Merge).

Pēc komandas  izpildīšanas pamatdokumentā Microsoft Word rīku joslām tiek pievienota jauna rīku josla – dokumentu apvienošanas rīku josla Mail Merge. Pamatdokumentā rīku joslu Mail Merge, ja nepieciešams, var noņemt vai atkal ievietot, izpildot komandu View / Toolbars / Mail Merge.

Vispirms pamatdokumentā ieraksta un noformē visos veidojamos dokumentos vienādo informāciju, piemēram, vēstules tekstu. Pēc tam pamatdokumentā ievieto saistītos laukus, kuri norāda, kurā pamatdokumenta vietā kādu informāciju ievietot no datu tabulas.

Lai pamatdokumentā ievietotu saistītos laukus:

·         novieto teksta kursoru tajā dokumenta (teksta) vietā, kurā jāievieto saistītais lauks;

·        dokumentu apvienošanas rīku joslā (Mail Merge) ar pogu  atver saistīto lauku izvēļu sarakstu;

·        sarakstā izvēlas nepieciešamo lauku;

·        lai dokumentā ievietotu nākamo lauku, atkārto ievietošanas procedūru.

Pēc saistītā lauka ievietošanas tā vietu pamatdokumentā norāda zīmēs <<  >> iekļauts lauka nosaukums.

Seriālajos dokumentos ievietotā teksta noformējums būs vienāds ar lauka noformējumu pamatdokumentā. Lai noformētu saistīto lauku, to iezīmē un izvēlas nepieciešamos formātus.

Dokumentā var ievietot no datu tabulas ieraksta atkarīgu mainīgu teksta fragmentu – teksta lauku, piemēram, uzrunu.

Lai pamatdokumentā ievietotu teksta lauku (Word Field):

·         novieto teksta kursoru, norādot mainīgā teksta fragmenta ievietošanas vietu dokumentā;

·         pamatdokumenta rīku rindā (Mail Merge) ar peles klikšķi uz pogas  atver teksta lauku veida izvēlņu sarakstu;

·         izvēlas ievietojamo lauku.

Teksta lauka If…Then…Else (Ja... tad... pretējā gadījumā...) ievietošana dokumentā:

·        izvēlas komandu Insert Word Field / If…Then…Else;

·        atveras dialoga logs Insert Word Field: IF, kurā sadaļā IF izveido salīdzināšanas nosacījumu:

·          sarakstlodziņā Field name: izvēloties lauka nosaukumu, norāda, kura lauka saturs tiks pārbaudīts (salīdzināts);

·          sarakstlodziņā Comparison izvēlas salīdzināšanas veidu:

Equal to – vienāds;

Not equal to – nav vienāds;

Less than – mazāks;

Greater than – lielāks;

Less than or equal – mazāks vai vienāds;

Greater than or equal – lielāks vai vienāds;

Is blank – ir tukšs;

Is not blank – nav tukšs;

·          tekstlodziņā Compare to: ieraksta vērtību, ar kuru salīdzināt norādītā lauka ierakstus;

·         tekstlodziņā Insert this text: ieraksta teksta fragmentu, kurš jāievieto dokumentā, ja izpildās salīdzināšanas nosacījums;

·         tekstlodziņā Otherwise insert this text: ieraksta teksta fragmentu, kurš jāievieto dokumentā, ja neizpildās salīdzināšanas nosacījums.

Lai dokumentā ievietotu uzrunu, datu tabulā ir jābūt laukam, kurā norādīts personas dzimums. Piemēram, lauks “Dz”, kurā ieraksts “s” un “v” norāda personas dzimumu.

Lai dialoga logā Insert Word Field: IF izveidotu uzrunas ievietošanas nosacījumu:

·         sarakstlodziņā Field name izvēlas lauka nosaukumu Dz;

·         sarakstlodziņā Comparison izvēlas salīdzināšanas veidu Equal to (vienāds ar);

·         tekstlodziņā Compare to ieraksta s;

·         tekstlodziņā Insert this text ieraksta uzrunu: Ļoti cienījamā kundze;

·         tekstlodziņā Otherwise insert this text ieraksta uzrunu: Augsti godājamais kungs.

Ja datu tabulā laukā “Dz” ir ieraksts “s”, tad dokumentu apvienošanas procesā ievietos uzrunu: “Ļoti cienījamā kundze”. Ja datu tabulā laukā “Dz” ir ieraksts, kurš nav vienāds ar “s”, tad dokumentu apvienošanas procesā dokumentā ievietos uzrunu: “Augsti godājamais kungs”.

Rakstot tekstlodziņā Compare to, jāievēro pareizs lielo/mazo burtu lietojums. Piemēram, ja datu tabulas laukā “Dz” ir lielais burts “S”, bet tekstlodziņā Compare to ir mazais burts “s”, tad ieraksts datu tabulā nav vienāds ar norādīto tekstlodziņā un dokumentu apvienošanas procesā dokumentā ievietos uzrunu “Augsti godājamais kungs”.

Pēc pamatdokumenta pabeigšanas jāpārliecinās, vai dokumentu apvienošana notiks korekti. To viegli izdarīt, izmantojot pamatdokumenta (Mail Merge) rīku rindu.

Ar rīku joslas Mail Merge pogu  pārslēdz pamatdokumenta skatu:

·        dokumentā rādīt lauku nosaukumus;

·        rādīt atbilstošo lauku saturu. Izmantojot ierakstu vadības pogas, šajā skatā var aplūkot, kāds ar attiecīgā ieraksta laukiem izskatīsies apvienotais dokuments.

Ar rīku joslas Mail Merge pogu  atver dialoga logu Mail Merge Helper, kurā izvēlas, kuru no trim seriālo dokumentu veidošanas soļiem veikt.