Microsoft Word > Seriālie dokumenti > Kas ir seriālie dokumenti?

Kas ir seriālie dokumenti?

Izmantojot seriālo dokumentu veidošanas rīku, var izveidot vai izdrukāt vairākus vienādus dokumentus, kur katrā dokumentā norādītajā vietā  automātiski ievieto informāciju no datu tabulas, piemēram, saņēmēja vārdu, uzvārdu un adresi.

Lai izveidotu seriālos dokumentus, nepieciešams:

·        pamatdokuments (Main document) – dokuments, no kura veidos dokumentu sēriju (pamats);

·        datu dokuments (Data Source) – tabula, no kuras dokumentu sērijā ievietos mainīgo informāciju. Par datu dokumentu var izmantot: MS Word dokumentu, kura tabulā ierakstīta nepieciešamā informācija, MS Excel sarakstu (List), MS Access datubāzes tabulu. Datu dokumentu var veidot seriālo dokumentu izveides gaitā, kā arī var izmantot iepriekš izveidotus un saglabātus datu dokumentus;

·        apvienot (Merge) datu dokumentu un pamatdokumentu.

Par pamatdokumentu var izmantot gandrīz jebkuru Microsoft Word dokumentu. Pamatdokumentā ievieto dokumentu apvienošanas saistītos laukus (Merge Field), norādot kurās dokumenta vietās, kādu informāciju ievietot no datu tabulas dokumentu apvienošanas procesā. Par pamatdokumentu var izmantot iepriekš izveidotu un saglabātu dokumentu. Pamatdokumentu var veidot arī seriālo dokumentu izveides laikā.

Microsoft Word dokumentu var izmantot par datu dokumentu, ja tas sastāv tikai no vienas tabulas.

Tabula, kura kalpo par datubāzi, sastāv no ierakstiem (record) un laukiem (field).

Tabulas katra kolonna ir lauks.

Tabulas pirmā rinda tiek uzskatīta par lauku nosaukumiem (field name). Lauka nosaukumam noteikti jāsākas ar burtu. Lauka nosaukumā izmanto burtus, ciparus un simbolu “_”.

Pārējās tabulas rindas ir ieraksti.

    Seriālo dokumentu veidošanās simboliska demonstrācija